4.2 Grondslagen van de financiële verslaggeving

Algemeen

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld, worden passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Balans - Activa

Vaste activa
1. Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa bestaan uit bijdragen aan activa in eigendom van derden. Voor deze activa wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de activa waarvoor de bijdrage aan derden is verstrekt, maar niet langer dan de afschrijvingstermijn die door de derde partij wordt gehanteerd. De maximale afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. Het afschrijven op investeringen start in het jaar na ingebruikname van het actief met een minimaal activeringsbedrag van € 0,1 miljoen.

2. Materiële vaste activa

Het BBV onderscheidt 3 categorieën investeringen:

a)   Investeringen met een economisch nut;

b)   Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing   
geheven kan worden (deze categorie is voor de provincie Utrecht niet van toepassing);

c)   Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Alle investeringen boven € 0,1 miljoen worden geactiveerd. Het afschrijven op investeringen start in het jaar ná ingebruikname van het actief. De materiële vaste activa zijn opgenomen tegen de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief en de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. De naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De afschrijvingen vinden lineair en onafhankelijk van het resultaat plaats. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de Nota Investeren, Waarderen en Exploiteren van 29 maart 2022 en zijn als volgt:

Indien bij investeringen in gebouwen en infrastructurele werken een restwaarde is toe te kennen aan de circulaire waarde van de grondstoffen of onderdelen, bijvoorbeeld door middel van een materialenpaspoort of andere onderbouwing van de circulaire waarde daarvan, mag deze restwaarde worden betrokken bij het berekenen van de dan lagere afschrijvingslast, omdat er niet tot nul wordt afgeschreven. Dit is in 2023 nog niet van toepassing.

3. Financiële vaste activa  

De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten), de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen door duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van financiële vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht.

Participaties in het aandelenkapitaal van NV’s en BV’s (kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de marktwaarde van de aandelen daalt tot onder de verkrijgingsprijs, vindt afwaardering naar deze lagere marktwaarde plaats. In dat geval wordt een voorziening getroffen.

Vlottende activa
4. Voorraden

a. Grond- en hulpstoffen

De voorraadwaarde materiaal trams is gebaseerd op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor eventuele incourante voorraad wordt een voorziening getroffen.

b. Onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie

Bouwgronden in exploitatie worden gewaardeerd op de vervaardigingsprijs of duurzaam lagere marktwaarde. De “rode projecten” van de gebiedsontwikkeling Hart van de Heuvelrug/Vliegbasis Soesterberg worden in de balans opgenomen als onderhanden werk (bouwgronden in exploitatie). Deze projecten worden gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, hierop wordt niet afgeschreven. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de grond en de overige kosten die rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan de grondexploitatie. In de vervaardigingsprijs kunnen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend worden opgenomen. Wanneer de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, vindt afwaardering plaats naar de lagere marktwaarde. In dat geval wordt hiervoor een (verlies)voorziening gevormd. Om te bepalen of er sprake is van lagere marktwaarde en voor de berekening van de Percentage of Completion ('POC'), worden de  grondexploitaties afzonderlijk bekeken.

Winstneming
Voor winstneming wordt de POC-methodegehanteerd: voor elk van de grondexploitaties wordt voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd tussentijds naar rato van de voortgang van de kosten en de opbrengsten winst genomen.

Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen:

1. het resultaat op de grondexploitatie ('GREX') kan betrouwbaar worden ingeschat; én
2. de grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én
3. de kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd).

De winstneming wordt als volgt berekend:

1. % gerealiseerde kosten = gerealiseerde kosten / geraamde kosten looptijd GREX;
2. % gerealiseerde opbrengst = gerealiseerde opbrengst / geraamde opbrengst looptijd GREX;
3. POC = % gerealiseerde kosten  /  % gerealiseerde opbrengst;
4. Winstneming = POC  x  verwacht eindwaarde van de GREX.

c. Gereed product en handelsgoederen

Alle gronden die voor het programma Agenda Vitaal Platteland ('AVP') worden aangekocht worden geactiveerd op de balans in de Grondvoorraad AVP tegen de verkrijgingswaarde, of in het geval van gronden binnen het Natuurnetwerk Nederland ('NNN'), tegen de lagere marktwaarde in de grondvoorraad AVP. De lagere marktwaarde wordt bepaald op basis van de toekomstige bestemming van de grond. Hierbij wordt een voorziening getroffen.

5. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
Vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde, verminderd met een eventuele voorziening voor oninbaarheid.

6. Liquide middelen

De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

7. Overlopende activa

De overige vlottende activa worden gewaardeerd op nominale waarde of lagere marktwaarde.

Balans – Passiva

Vaste passiva
8. Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten. Algemene reserves en bestemmingsreserves zijn reserves waaraan Provinciale Staten een bepaalde bestemming hebben gegeven.

9. Voorzieningen
Onder de voorzieningen zijn opgenomen:

• verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op het moment van opstellen van de jaarrekening onzeker is, maar redelijkerwijs kan worden ingeschat;
• op de balansdatum bestaande risico’s met betrekking tot te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs kan worden ingeschat;
• kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, waarbij het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Uitzondering hierop zijn voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren die van de Europese en Nederlandse overheidslichamen zijn ontvangen. Deze voorschotbedragen worden onder de overlopende passiva verantwoord.

Voorzieningen worden gewaardeerd op nominale waarde, met uitzondering van:

• De voorziening Pensioenen Gedeputeerden. Aan de voorziening Pensioenen Gedeputeerden ligt een actuariële berekening ten grondslag. De gehanteerde rekenrente over 2023 bedraagt 3,384% (2022: 2,472%).
• De voorziening Hart vd Heuvelrug wordt tegen eindwaarde gewaardeerd.

10. Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
De langlopende schulden worden gewaardeerd op nominale waarde.

Vlottende passiva

11. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat vermeld.

12. Overlopende passiva
De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat vermeld.

Buiten de balans opgenomen bedragen
Gewaarborgde geldlening en garantstellingen

De schuldrestanten per einde van het boekjaar van de door de provincie gewaarborgde geldleningen en garantstellingen zijn buiten de balanstelling gehouden. In de toelichting op de balans is een overzicht van de gewaarborgde geldleningen en garantstellingen opgenomen.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

De niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn verplichtingen die niet in de balans tot uitdrukking komen op basis van de wet- en regelgeving (BBV). Het gaat hierbij om contracten waarbij de resterende contractwaarde per contract op balansdatum groter is dan € 1.0 miljoen. Dit conform de Financiële verordening provincie Utrecht, artikel 14.

Normenkader rechtmatigheid

Om te kunnen bepalen of de provincie financieel rechtmatig handelt, hebben Provinciale Staten (PS) op 13 december-2023 in UTSP-1817509148-150 een normenkader rechtmatigheid vastgesteld. In het normenkader is alle, voor de financiële rechtmatigheid van belang zijnde externe en interne wet- en regelgeving, opgenomen.  De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het gaat hierbij zowel om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door PS. In dit kader zijn bij de wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wettelijke bepalingen rond bijvoorbeeld naleving van privacyregels vallen hier bijvoorbeeld niet onder. Uiteraard moet de provincie ook deze regels naleven. Maar bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) spelen zij geen rol. Voor verordeningen geldt dat alle provinciale verordeningen, voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, deel uitmaken van het normenkader. Ook andere besluiten van PS met een kaderstellend karakter, die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader. Zoals de begroting, PS besluiten over investeringsvoorstellen en beleidsnota’s.

Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Hier verderop zal ingegaan worden op de 3 rechtmatigheidscriteria (voorwaarden, M&O en begroting) waarover verantwoording moet worden afgelegd in de RMV.

De accountant hanteert voor de toets op de rechtmatigheid de richtlijnen zoals opgenomen in de Kadernota rechtmatigheid 2023 die is opgesteld door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (commissie BBV). In deze toelichting gaan we nader in op de begrotingsrechtmatigheid, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O).

Begrotingsrechtmatigheid
Het begrotingskader ligt vast in de programmabegroting (plus begrotingswijzigingen). Binnen dit kader is het college van Gedeputeerde Staten bevoegd verplichtingen aan te gaan, respectievelijk uitgaven te doen. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld aan de hand van de financiële verordening, de richtlijnen zoals opgenomen in de Kadernota rechtmatigheid 2023 en Q&A’s van de commissie BBV.

Voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium gaat het erom in hoeverre de provincie de bepalingen in de wet- en regelgeving heeft nageleefd. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en de provincie zelf. In zijn algemeenheid geldt dat kaderstellende collegebesluiten slechts onder de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole vallen voor zover de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of PS-besluiten c.q. verordeningen. Hierdoor valt bijvoorbeeld het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid, voor zover het geen Europese aanbestedingen betreft, buiten het normenkader van de rechtmatigheidscontrole.

M&O-criterium
Het M&O-criterium valt ook onder rechtmatigheid en de RMV. Hiervoor is in 2022 door PS een beleidsnota vastgesteld. Deze moet worden gehanteerd om binnen het eigen domein de risico’s hieromtrent te signaleren en te mitigeren.