De rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd
Conform wet- en regelgeving en de financiële verordening is in de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) opgenomen. Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij de volgende onderdelen in de jaarstukken 2023 opgenomen:
- De RMV conform het ingevulde format zoals dat door de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is voorgeschreven;
- Toelichtingen op afwijkingen boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering;
- Het vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. Dit wordt nader toegelicht in de waarderingsgrondslagen.
De grensbedragen voor 2023 zijn vastgesteld in de financiële verordening en zijn als volgt:
- Verantwoordingsgrens: 1% van de lasten, inclusief dotaties aan reserves (€ 7,1 miljoen)
De verantwoordingsgrens is een door PS vastgesteld percentage van de totale lasten, waarboven het college van GS de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
- Rapportagegrens: € 250.000
De rapportagegrens betekent dat onrechtmatigheden vanaf € 250.000 worden gerapporteerd en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Rechtmatigheidsverantwoording College
Verantwoordelijkheid college van Gedeputeerde Staten (GS)
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten en de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.
In deze rechtmatigheidsverantwoording licht GS toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met de door Provinciale Staten (PS) vastgestelde kaders zoals de begroting, provinciale verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening wordt het door PS op 13 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door PS bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 7,1 miljoen. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.
Bevindingen
Het college van GS is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
De geconstateerde afwijkingen betreffen:
Begrotingscriterium | (in miljoenen €) | |
|---|---|---|
1a. Overschrijding lasten op beleidsdoelniveau (door PS vastgesteld autorisatieniveau) | € 8,6 | |
1b. Onderschrijdingen investeringsbudgetten (-kredieten) | € 0,4 | |
2. Ongeautoriseerde reservemutaties | € 0 | |
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan PS zijn gemeld (conform financiële verordening). | € 20,3 | |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | € 29,3 | |
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. | € 8,6 | |
5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering). | € 20,7 | |
Voorwaardencriterium | ||
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering). | € 0,6 | |
M&O criterium | ||
Geen bevindingen | nihil |
Begrotingscriterium
De totale bruto afwijking met betrekking tot het begrotingscriterium bedraagt € 29,3 miljoen. De afwijkingen zijn getoetst aan onze financiële verordening. Hierin heeft PS vastgelegd wat geaccepteerde afwijkingen zijn. Dit betreft een totaalbedrag van € 8,6 miljoen dat nader is toegelicht in paragraaf 4.6, in de Verschillenanalyse per programma, zodat er netto € 20,7 miljoen aan niet-geaccepteerde afwijkingen overblijft. Dit totale bedrag is getoetst aan de Kadernota Rechtmatigheid 2023. Daarnaast zijn de Q&A’s van de commissie BBV geraadpleegd.
Toelichting:
- Op beleidsdoelniveau heeft een overschrijding van de lasten plaatsgevonden voor een totaalbedrag van € 8.6 miljoen (zie 1a). Dit bedrag is acceptabel (zie 4).
- Dit betekent dat deze onrechtmatigheden passen binnen het door PS vastgestelde beleid.
- Voor een bedrag van € 20,7 miljoen hebben overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten plaatsgevonden die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan PS zijn gemeld (categorie 3). Volgens de commissie BBV zijn deze dan onrechtmatig.
- Bovenstaande totalen leiden tot onrechtmatigheden voor een nettobedrag van € 20.7 miljoen.
Op hoofdlijnen zijn de onrechtmatigheden > € 250.000 hieronder gespecificeerd in miljoenen:
Betreft | Programma | Bedrag |
|---|---|---|
| 8 | 0,5 |
| Algemeen | 1,2 |
| Algemeen | 2,1 |
| Meerdere programma’s | 6,1 |
| Meerdere programma’s | 3,8 |
| 9 | 0,8 |
| 5 | 0,6 |
8. Onderschrijding afgesloten kredieten (1b) | 5 | 0,4 |
Saldo | 15,5 | |
Overige onrechtmatigheden < € 250.000 | 5.2 | |
Totaal | 20,7 |
De onrechtmatigheden in bovenstaande tabel worden hieronder nader toegelicht.
- De verkoop van een grondkavel was begroot in 2024, echter de verkoopakte is in december 2023 gepasseerd (zie paragraaf 4.6.8).
- Er zijn minder provinciale opcenten motorrijtuigenbelasting ontvangen (zie paragraaf 1.3.2).
- Bij treasury zijn meer baten gerealiseerd vanwege renteopbrengsten van schatkistbankieren
(zie paragraaf 1.3.2). - De afwijking op subsidies komt onder andere doordat in 2023 niet alle subsidieaanvragen in 2023 konden worden beschikt, aanvragen laat binnenkwamen of de uitvoering start pas in 2024. Hier is de provincie mede afhankelijk van (plannen van) derden. Dit heeft betrekking op meerdere programma’s. Veel van deze bedragen zijn ook opgenomen als bestemmingsvoorstel om de middelen door te schuiven naar 2024.
- Door vertragingen bij diverse projecten in verschillende beleidsdoelen zijn minder lasten gemaakt in 2023.
Dit betreffen met name vertragingen bij de volgende programma’s (in miljoenen euro):
Beleidsdoel | Bedrag | Reden |
|---|---|---|
2.1 | 0,8 | Vertraging van de werkzaamheden bij natuurontwikkelingsprojecten, o.a. Elster Buitenwaard. |
3.4 | 0,3 | Betreft vertraging in voorbereiding actieplan omgevingslawaai en versnelling aanpak asbestdaken. Doorgeschoven naar 2024. |
5.1 | 0,8 | Groenonderhoud; minder aangeplant vanwege weersomstandigheden en aanbestedingsproces VRI vertraagd. |
5.8 | 0,8 | Vertraging bij mobiliteitsprogramma 2014-2018. |
8.1 | 0,3 | Opstart regionaal talentfonds vertraagd. |
Overige | 0,8 | Bij diverse programma’s, restant kleinere bedragen. |
Totaal | 3,8 |
Een groot deel van deze bedragen is ook opgenomen als bestemmingsvoorstel om de middelen door te schuiven naar 2024.
- Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 wordt de pensioenvoorziening geactualiseerd. De actuariële berekening door de externe actuaris ontvangt de provincie pas begin 2024. Dit was niet bekend bij de slotwijziging.
- De verwachte uitgaven ten aanzien van gladheidbestrijding waren niet bekend op het moment van de slotwijziging. Pas eind 2023 werd zeker dat er budget overbleef.
- Bij 4 afgesloten kredieten zijn er onderschrijdingen van in totaal 0,4 miljoen.
Het saldo begrotingsonrechtmatigheden is groter dan voorgaande jaren. Dit heeft vooral te maken met de gewijzigde landelijke regelgeving rondom het verantwoorden over begrotingsrechtmatigheid. Zoals eerder beschreven gaf de accountant tot en met 2022 een oordeel over de rechtmatigheid. Vanaf 2023 rapporteert en verantwoordt het college van GS aan PS over de rechtmatigheid. Hierbij is het veel meer van belang dat GS uitleg kan geven bij onrechtmatigheden en dat GS ‘leert’ van het ontstaan van de onrechtmatigheden, zodat hierop in de toekomst beter gestuurd kan worden.
Voorwaardencriterium
Onrechtmatigheden voor wat betreft het voorwaardencriterium vanwege het niet voldoen aan de EU-aanbestedingsregels ten bedrage van € 0,6 miljoen. Dit betreft in totaal 5 onrechtmatige inkoopdossiers.