Bijlage actiemanagement
Inleiding
In deze bijlage rapporteren wij over de voortgang en verantwoorden wij ons over de afhandeling van de aanbevelingen en de daaruit geformuleerde acties. Op verzoek van het College van Gedeputeerde Staten is een monitor actiemanagement (verder ‘monitor’) ontwikkeld waarin de opvolging van aanbevelingen van de accountant en de Rekenkamer worden gemonitord. Hiermee voldoen we tevens aan de verplichting om een overzicht te geven van de aan Gedeputeerde Staten gedane voorstellen van de Rekenkamer, vergezeld van ons standpunt en de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegevens (art. 186a Provinciewet). Deze rapportage wordt twee keren per jaar opgesteld (laatste keer: Programmabegroting 2024 Bijlage 5 : Actiemanagement ).
In deze rapportage melden wij u de stand per begin april 2024 in relatie tot de programmabegroting 2024 (B2024).
Als een rapport gearchiveerd is (als alle acties zijn afgerond) gaan de acties en aanbevelingen van het rapport uit de monitor. In de Financiële Auditcommissie is afgesproken dat als Provinciale Staten nadere informatie wil over specifieke aanbevelingen of acties ze dit naar aanleiding van dit overzicht kan agenderen bij de betreffende inhoudelijk vakcommissie.
Totaalbeeld
Van de aanbevelingen is nu 30% lopend (B2024: 48%) en is 70% afgerond (B2024; 52%). Er zijn momenteel 10 (B2024: 9) rapporten die gevolgd worden met de monitor. Ten opzichte van de vorige monitor is de managementletter van PWC 2023 toegevoegd.
De daling wordt enerzijds veroorzaakt doordat de organisatie op verschillende onderdelen en processen stappen heeft gemaakt ter verbetering. Verder konden we een aantal nieuwe aanbevelingen uit de nieuwe managementletter 2023 snel afwikkelen waarbij de inschatting is dat de accountant onze oplossing adequaat vindt.
Voortgang
Er zijn momenteel 182 (B2024: 162) aanbevelingen en 202 acties die gevolgd worden. Hiervan staan er momenteel nog 51 (B2024: 74) open. Bij 13 aanbevelingen hebben we geconcludeerd dat de aanbeveling al eerder was geformuleerd of bij nader inzicht niet werkbaar was of niet door de organisatie is geaccepteerd. Doordat sommige aanbevelingen meerdere organisatieonderdelen raken is ervoor gekozen om extra acties op te nemen. Daardoor zijn er meer lopende acties dan aanbevelingen. Van de 203 acties die er geformuleerd zijn (B2024: 182) hebben er 58 nog de status ‘lopend’ (B2024: 89). We hebben inmiddels 133 acties afgerond (B2024: 86).
Beeld per onderzoek
- Managementletter PWC (2020):
Van de 35 aanbevelingen lopen er nog 3 (B2024: 5). De openstaande aanbevelingen hebben te maken met IT-processen in SAP en de bijbehorende beheersmaatregelen. Deze aanbevelingen zullen worden afgedaan als er een IT-audit op het nieuwe financiële systeem is uitgevoerd. Daarnaast zijn we nog bezig met een betere registratie en procesgang van inkomende subsidies.
- Accountantsverslag PWC (2020):
Van de 38 aanbevelingen staat lopen er momenteel nog 3 (B2024: 10). De resterende aanbevelingen hebben te maken met het verbeteren van de treasury rapportages en het frauderesponsplan dat op dit moment wordt herzien.
- Managementletter PWC (2021):
Van de 22 aanbevelingen lopen er momenteel nog 5 (B2024: 7). Deze aanbevelingen hebben te maken de verdere inrichting van de IT-beheersingsprocessen, de beschrijving van processen, de scope van werkzaamheden van de VIC functie en nog te overwegen preventieve fraudemaatregelen.
- Accountantsverslag PWC (2021):
Uit de 20 aanbevelingen zijn meerdere acties per aanbeveling geformuleerd. Er lopen momenteel nog 7 aanbevelingen, deze hebben 13 acties (B2024: 18). Deze aanbevelingen hebben te maken met risico’s die de accountant signaleert op het gebied van cyber, fraude en het inkoopproces. Verder lopen er binnen een aantal organisatieonderdelen nog acties met als doel om realistischer te begroten en eerder af te ramen.
- Managementletter PWC (2022):
Uit de 16 aanbevelingen zijn 16 acties geformuleerd waarvan er nog 4 lopend zijn (B2024: 12). Twee aanbevelingen zullen worden afgedaan als er een IT-audit op het nieuwe financiële systeem is uitgevoerd. 1 heeft te maken met het prioriteren van risico’s rondom IT en 1 aanbeveling richt zich op de wijze waarop de verzelfstandiging van de tramorganisatie moet plaatsvinden.
- Accountantsverslag PWC (2022):
Uit de 12 aanbevelingen hebben we 20 acties geformuleerd, waarvan er inmiddels 18 (B2024: 3) zijn afgerond. De nog lopende aanbevelingen (2 stuks) hebben te maken met de wijze waarop we klimaatrisico’s identificeren, beheersen en onderdeel maken van onze risicobeheersingsmethodiek. En of de organisatie klaar is voor aanvullende (Europese-) regelgeving rond informatiebeveiliging
.
- Managementletter PWC (2023):
Uit de 20 aanbevelingen zijn 20 acties geformuleerd. 8 acties zijn reeds gereed gemeld ervan uitgaand dat de actie die we hebben bedacht ook positief door de accountant wordt geapprecieerd bij de controle van de jaarrekening 2023. De overige acties raken diverse processen en activiteiten en zijn uitgezet in de organisatie.
Rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer
- Fiets (2022):
Er zijn 5 aanbevelingen geformuleerd. De aanbevelingen worden meegenomen bij de door-ontwikkeling van het beleid rond fiets en zijn meegenomen in het nieuwe bereikbaarheidsprogramma en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsprogramma’s.
- Landbouw en voedseltransitie (2022):
Bij de behandeling van het rapport in Provinciale Staten is een amendement aangenomen waarin de 9 aanbevelingen zijn aangescherpt en GS is verzocht na een jaar te informeren over de stand van zaken. De aanbevelingen worden meegenomen in het UPLG.
- Circulaire economie (2023):
Er zijn 6 aanbevelingen geformuleerd. De bestuurlijke reactie is input voor de te formuleren acties. De acties worden meegenomen in het statenvoorstel over de circulaire samenleving dat in 2024 naar Provinciale Staten gaat.