3.5 Bedrijfsvoering

De dienstverlening vanuit bedrijfsvoering heeft betrekking op alle interne producten en diensten op het terrein van Financiën, Inkoop, Subsidies, Juridische Zaken, HR & Organisatie (HRO), Informatie & automatisering (I&A) en Facilitair.  

Net zoals in de voorgaande jaren was er in 2023 nog steeds sprake van krapte op de arbeidsmarkt. Daardoor was het lastig bepaalde functies tijdig in te vullen met zowel vaste als tijdelijke krachten. Bij moeilijk te werven functies wordt de werving-en-selectieprocedure 'flexibel' gemaakt. De vacature wordt langer gepubliceerd. En de inschrijfperiode wordt verlengd. Ook worden kandidaten al voor een gesprek uitgenodigd zonder eerst de sluitingsdatum af te wachten. Zo willen we voorkomen dat veelbelovende kandidaten ergens anders een baan accepteren, terwijl wij de looptijd van onze eigen procedure afwachten.
 
Hieronder zijn de belangrijkste ontwikkelingen van 2023 binnen bedrijfsvoering opgenomen. 

• Het meerjarig programma BV Beter is per maart 2023 afgerond en de borging is in de lijn.
• De voorbereiding en implementatie van het nieuwe financiële ERP-systeem (SAP S4 HANA) is in het najaar van 2022 gestart. En loopt door tot en met december 2023. Het nieuwe systeem is per 8 januari 2024 operationeel.
• Het treasurybeleid en de treasurystrategie zijn geactualiseerd.
• Het Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst is gecontinueerd.
• In de tweede helft van 2023 is gestart met het opzetten van het programma Versterken Financiële Keten. Doel van het programma is onder andere om de financiële keten structureel robuust te maken. En dit te borgen in de organisatie. Het nieuwe programma zal zich richten op de rolinvulling, houding en gedrag binnen de keten. Die is breder dan de financiële functie (onder andere budgethouders).  
• Per 1 januari 2023 is het nieuwe subsidiesysteem SAPCRM in gebruik genomen. Vanwege de implementatie is het afhandelen van subsidiedossiers pas in maart goed op gang gekomen. Daardoor zijn achterstanden ontstaan in doorlooptijden. En de werkvoorraad is toegenomen.
• Voor interne en externe klanten is een fysiek bedrijfsvoering-service-loket opengesteld in 2023. Om klanten eenduidig en sneller te kunnen helpen.  
• In 2023 zijn juridische intervisie groepen gestart om te reflecteren over de aanpak van moeilijke adviessituaties en welke vaardigheden dan ingezet kunnen worden. In 2023 is eveneens gestart met een juridisch inloopmoment (het juridisch spreekuur). Daar kunnen collega's juridische vragen stellen aan de twee juristen van dienst. Dit spreekuur vindt wekelijks plaats op een andere werkverdieping. En is enthousiast ontvangen door collega's. 
• Net zoals vorig jaar, zijn er ook dit jaar Oekraïense vluchtelingen opgevangen in het Provinciehuis. Dit betreft de opvang van maximaal 270 Oekraïners.    
• In 2023 is de bestaande verlichting van het Provinciehuis omgezet naar LED-verlichting met aanwezigheidsdetectie. En zijn er meer laadvoorzieningen gerealiseerd voor auto's.
• In 2023 is het programma Informatieveiligheid en privacy (IV&P) beëindigd. En zijn de werkzaamheden vanuit dit programma belegd in de lijnorganisatie.
• Wij willen dat iedereen onze digitale informatie goed kan lezen en gebruiken. Ook mensen met een beperking of andere behoefte. In 2023 is het project digitale toegankelijkheid afgerond. En is er formatief een Accessibility Officer geworven. Die assisteert de organisatie bij het voldoen aan de wettelijke plicht voor digitaal toegankelijke informatie.

Fraude
Wij worden gefinancierd met publieke middelen. En wij hebben de taak het geld doelmatig, doelgericht en rechtmatig te besteden. Medewerkers (eigen en ingehuurd) dienen integer te handelen. En fraude is verboden en moet worden voorkomen. Wij hanteren als definitie voor fraude “een opzettelijke handeling door 1 of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen”.

We stellen 1 keer per jaar een (concernbrede) frauderisicoanalyse op. Daarin geven we inzicht in de relevante
processen waar fraude kan worden gepleegd. Daarin staat:

• De risico’s die we hebben gesignaleerd:
• De beheersmaatregelen die we hebben getroffen:
• Of de beheersmaatregelen werken.

Deze risicoanalyse wordt besproken met de risico-eigenaren of risicobeheerder. En er vindt afstemming plaats met de verantwoordelijken voor het uitvoeren van de beheersmaatregelen. De risico’s zijn opgenomen in ons risicobeheersingssysteem.
Het inschatten van de kans keer de impact van frauderisico’s is geen eenvoudige zaak. Echter, we komen tot de volgende drie belangrijkste frauderisico's en de beheersmaatregelen die daarbij zijn getroffen. Het zijn risico's (na beheersing) op het gebied van inkoop, betalings- en personeelsproces:

1. Inkoop: Het risico dat de bestelling van de goederen en of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt. Of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
2. Betalingsproces/personeelsproces: Het risico dat niet-gemaakte kosten bewust worden gedeclareerd. En/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.
3. Betalingsproces: Het risico dat facturen bewust worden geautoriseerd waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de provincie geleverde prestaties.

Die risico's bepaalden we op basis van de input geleverd door het management, de diverse gevoerde gesprekken binnen de eenheid Concerncontrol en in het directieoverleg.

Ten aanzien van beheersmaatregelen kan het volgende worden gezegd: er zijn preventieve, detectieve en repressieve beheersmaatregelen. Voorbeelden van preventieve beheersmaatregelen zijn dat (interne en ingehuurde) medewerkers verklaringen afleggen op het gebied van integriteit (ambtseed, VOG, integriteitsverklaring). Er zijn meer specifieke detectieve maatregelen op het gebied van het inkoop genomen bij het aangaan van verplichtingen en het betaalproces.   

Wordt er fraude geconstateerd? Dan treedt het frauderesponsplan in werking (repressieve maatregel). Daarbovenop is er een onregelmatigheden overleg ingesteld. Daarin worden casussen en signalen over onder andere fraude worden besproken. Ten aanzien van het afgelopen jaar is vastgesteld dat er geen fraudegevallen te melden zijn.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording
De eerste Kamer heeft op 27 september 2022 ingestemd met de Wet Versterking decentrale rekenkamers. Met deze wet is ook de invoering van de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording (RMV) een feit. Dit betekent niet dat de RMV meteen is geregeld in de onderliggende wet- en regelgeving. Ook andere besluiten rondom het opstellen en controleren van de begroting en jaarrekening moesten aangepast worden. De geconsulteerde wijzigingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn vanwege bezwaren van de Algemene Rekenkamer niet tijdig doorgevoerd. Dat laat onverlet dat de uitgangspunten voor de RMV en de accountantscontrole al wel besloten liggen in de aanpassingen in de Provinciewet en de financiële- en controleverordening van de provincie Utrecht. Dit heeft eind 2023 plaatsgevonden, zie UTSP-1817509148-150
De provincie Utrecht heeft op grond van bovenstaande ontwikkelingen de volgende aanpassingen doorgevoerd in haar financiële- en controleverordening:

• Wij hebben in onze financiële verordening in artikel 4 lid 5g opgenomen dat de financiële verantwoording van de provincie ook bestaat uit een RMV.
• In hoofdstuk 2a van de financiële verordening heeft PS nadere regelgeving vastgesteld voor de opgenomen RMV, de verantwoordings- en rapportagegrens, het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en het M&O criterium.
• We hebben in artikel 1b, onderdeel 1 van onze controleverordening opgenomen dat de accountantscontrole ook moet toezien op de getrouwe weergave van de RMV.
• In artikel 1 lid h van de controleverordening wordt de RMV nader toegelicht.
• In artikel 4 lid 8 van de controleverordening is opgenomen dat de accountant zoveel mogelijk gebruik maakt van het door GS uitgevoerde onafhankelijke onderzoek (Verbijzonderde Interne Controle).

In de toelichting bij de financiële- en controleverordening zijn bovenstaande punten nader uiteengezet.
De RMV is opgenomen in paragraaf 4.11 van de jaarrekening. Door PS zijn in de financiële verordening grensbedragen vastgesteld voor het rapporteren over onrechtmatigheden. Voor de verantwoordingsgrens is dat € 7,1 miljoen (1% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves) en voor de rapportagegrens € 250.000. Dit laatste betekent dat onrechtmatigheden vanaf € 250.000 worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Begrotingsrechtmatigheid
Alle geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het bestaande beleid. Deze worden cumulatief opgenomen in de RMV en toegelicht in de jaarrekening. Uitgangspunt is dat, naast de overschrijding van de lasten, ook de onderschrijding van de lasten en de onder- en overschrijding van de baten ten opzichte van de begroting die niet tijdig zijn gemeld als onrechtmatig worden beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a.   Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b.   Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c.   De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

In de RMV (zie paragraaf 4.11) hebben we aangegeven dat de bruto afwijkingen € 29,3 miljoen bedragen, waarvan netto € 20,7 miljoen resteert.

Verbetermaatregelen begrotingsrechtmatigheid GS ziet voor 2024 de volgende belangrijke verbeteringen voor wat betreft begrotingsrechtmatigheid:

• Bij tussentijdse rapportages moeten de gerealiseerde baten en lasten beter worden geanalyseerd ten opzichte van de begroting en moet strakkere financiële sturing plaatsvinden, zodat begrotingsafwijkingen tot en met het einde van het jaar tijdig worden onderkend.
• De 2e en 3e lijn worden gedurende het jaar betrokken bij de analyse van en controle op begrotingsrechtmatigheid.
• De financiële verordening kan naar aanleiding van nadere aanpassingen in wet- en regelgeving en duiding van de kadernota van de commissie BBV worden aangepast. Hierbij zal tevens rekening worden gehouden met de evaluatie met de FAC die na de zomer plaatsvindt.
• De procedure rondom het opstellen en rapporteren over de begrotingsrechtmatigheid zal in 2024 intern worden geëvalueerd.
• Bij tussentijdse rapportages zullen mogelijke afwijkingen worden aangegeven waarvan de financiële omvang nog niet kan worden bepaald. Daarmee wordt voldaan aan de voorgeschreven meldingsplicht en zullen minder afwijkingen onrechtmatig worden.

Interne beheersing
Naast de bevindingen bij het begrotingscriterium zijn er ook onrechtmatigheden geconstateerd bij het voorwaardencriterium. Dit betreft voornamelijk het niet voldoen aan de EU-aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid. Hieronder worden de bevindingen nader toegelicht.
In de RMV licht het college van GS alle afwijkingen toe voor zover die leiden tot een overschrijding van de verantwoordingsgrens. Afwijkingen kunnen op meerdere manieren aan het licht komen. Al deze afwijkingen worden bijgehouden in de afwijkingenadministratie. De bevindingen kwamen met name voort uit onrechtmatigheden ten aanzien van de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen en begrotingsonrechtmatigheden.
In het overzicht hieronder wordt een toelichting gegeven op alle afwijkingen die uitkomen boven de rapportagegrens. Afwijkingen boven de rapportagegrens betreffen alle geconstateerde onrechtmatigheden groter dan € 250.000 per individueel dossier.

Overzicht met geconstateerde onrechtmatigheden:

Toelichting afwijkingen EU-aanbestedingen
Het EU-aanbestedingsproces bevat, evenals in vorig jaar, de meeste bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid. Het contractmanagement is decentraal belegd. De oorzaken van de onrechtmatigheden zijn divers maar liggen met name in het hebben van onvoldoende kennis over het (EU) aanbestedingsproces/-recht, wijzigen van contracten en in het inschatten van de opdrachtwaarde bij de start van de aanbesteding. De organisatie dient hierin extra te investeren om het risico op onrechtmatigheden vanuit EU-aanbestedingen te mitigeren.

Toelichting Overige processen
De inkopen, inclusief aanbestedingen, subsidies en personeel zijn in financiële omvang de grootste processen van de provincie. De kwantitatief kleinere processen met risico's, zoals het inkomende subsidieproces, huur- en pachtopbrengsten, grond aan- en verkopen en grondexploitaties (‘grexen’) bevatten geen significante bevindingen met betrekking tot rechtmatigheid. .

Verbetermaatregelen Gedeputeerde Staten met betrekking tot interne beheersing

Het EU-aanbestedingsproces is bij contractmanagement gevoelig voor afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid. Het gegeven dat het contractmanagement binnen de provincie grotendeels decentraal belegd is, vergroot het risico op wezenlijke wijzigingen.

Om de kennis over het wijzigen van contracten bij het uitvoeren van het decentraal contractmanagement te vergroten zullen de volgende projecten worden geïnitieerd en onderzocht:  

• Het ontwikkelen en organiseren van interne workshops of training over het aanpassen van een opdracht tijdens de looptijd van een overeenkomst waar decentraal contractmanagers gebruik van kunnen maken. Deze workshop of training bevat onder andere tips voor het vermijden van een wezenlijke wijziging;
• Het ontwikkelen en ter beschikking stellen aan de decentraal contractmanagers van een format ten behoeve van aanvullende opdrachten en/of meerwerk en andere contractuele wijzigingen. Dit format bevat ook tips voor het vermijden van wezenlijke wijziging;
• Het opstellen en ter beschikking stellen van een procesgerichte uitwerking hoe de organisatie met een (mogelijk) wezenlijke wijziging dient om te gaan.